BPM’Online Pharma: CRM-система, используемая компанией Polysan

Примером успешной фармацевтической компании является ООО «ПОЛИСАН», которая базируется в Санкт-Петербурге и продает свои товары на территории России и Украины. В сети часто ищут информацию про СРМ Полисан, якобы эта система распространяется для всех производителей медицинских изделий. На самом деле Polysan просто изготавливает лекарства и работает на базе CRM-системы BPM’Online.

Перейти на crm.polysan.ru

BPM’Online Pharma — удобная платформа, которая позволяет автоматизировать максимум задач производителей и распространителей лекарств. Она разработана российской компанией Terrasoft. Базовая версия СРМ вышла на рынок в 2011 году и с тех пор не теряет популярность. Не совсем понятно, зачем на официальном сайте «Полисана» есть ссылка на crm.polysan.ru с формой авторизации. Возможно, фармацевтический производитель просто не закрыл от публичного доступа интерфейс входа в панель управления или же он распространяет ее среди местных производителей. Остается только гадать.

В этой статье мы рассмотрим, каким функционалом обладает BPM’Online Pharma, как установить приложение и проверим, насколько платформа будет универсальной для фирм разной величины.

Инструкция по установке

Для получения 14-дневного тестового периода необходимо последовательно выполнить несколько действий:

1. Заполнить анкету на сайте Террасофт.ру.
2. Авторизоваться в системе.
3. Запросить триал-доступ.
4. Открыть приложение Pharma в маркетплейсе.
5. В качестве варианта установки выбрать загрузку готового «продукта» в формате zip.
6. В панели управления БПМ Онлайн зайти в «Дизайнер системы» и выбрать пункт «Установка и удаление приложений».
7. Выбрать архив на компьютере, дождаться завершения установки и перейти на стартовую страницу платформы.
8. Проверить наличие приложения в общем списке.

Процесс запутанный, и с первого раза разобраться в тонкостях довольно сложно. Наш мануал должен помочь вам сделать все правильно. В процессе установки страница может долго не отвечать, при тестировании у нас получилось завершить процесс с 5 раза. После окончания интеграции надстройки появляется дополнительная вкладка «Фарма», также изменения прослеживаются в сгенерированных категориях препаратов и продуктовом портфеле.

Интерфейс

Внешний вид интерфейса современный, структура продумана до мелочей. На стартовой странице отображаются блоки быстрого доступа, которые делятся на несколько категорий: Бизнес, Продажи, Аналитика, Настройка. Стоит отметить, что при длительном отсутствии или переходе на главную страницу арендованного домена с CRM, нужно заново вводить данные от учетной записи. Нет предложений автоматического запоминания паролей и подгрузки этой информации.

На стартовой странице также можно ознакомиться с библиотекой ответов на вопросы и загрузить мобильные приложения для Android, iOS, Windows.

Меню построено по привычной структуре: пункты вынесены на левую панель, ее можно свернуть в компактный вид. Но есть одно отличие, которое выделяет CRM на фоне остальных конкурентов — функционал распределяется на несколько категорий, перемещаться в них можно с помощью переключателей. К примеру, пользователь может выбрать только рубрику «Маркетинг», «Продажи», «Общее» и т. д.

Функциональные возможности

Функционал у CRM довольно обширный, в ней есть модули, которые присутствуют и у неосновных конкурентов вроде Bitrix24: телефония, подключение почтовых ящиков, лента активностей, но при этом есть уникальные виджеты: задачи по бизнес-процессам и центр уведомлений. Стоит отметить подробную справку, которая реализована очень удобно — если кликнуть по иконке с вопросительным знаком, то произойдет переадресация не на главную страницу «Библиотеки знаний», а на материал о конкретном функционале. К примеру, если пользователь находится в «Активностях» и выберет «Помощь», то он сможет просмотреть всю информацию по данному модулю.

Рассмотрим главные функции, которые пригодятся не только фармацевтическим компаниям, но и фирмам в других нишах.

Активности

В этом разделе системы BPM’Online можно составлять расписание, добавлять задачи ответственным сотрудникам и устанавливать связь между элементами разных категорий. Доступно 4 варианта предоставления информации:

• Расписание или удобный дневник.
• Список активностей. Представляет собой архив взаимосвязанных записей.
• Планирование визитов. Совмещает в себе список контрагентов с важной информацией и небольшой календарь.
• Отображение итогов. Информативные диаграммы, которые отображают количество встреч и звонков за определенный период. В отдельную колонку вынесены все просроченные задачи. С помощью виджетов можно отследить, с каким контрагентом было больше всего контактов, а с кем стоит еще поработать.

Выбор пунктов реализован без перезагрузки страницы, подгрузка данных происходит практически мгновенно. При этом браузер не оказывает нагрузку на систему, а значит процесс хорошо отлажен. Впрочем, минусы все же есть. В частности, пункты могут накладываться друг на друга, но это скорее «косметический» недостаток.

Отображение в виде списка позволяет быстро анализировать ситуацию по текущим задачам и настроить формат под свои запросы. В частности, можно добавить задачу или визит, выбрать сотрудника, период, применить только одну группу и назначить дату завершения задачи.

Разделение задач на группы помогает создать удобную структуру. При загрузке демо-данных создаются тестовые категории, которые можно вполне перенести в работающие системы предприятий: «Встречи», «Задачи», «Звонки». Особенно важные элементы можно переместить в «Избранное». В интерфейсе все сделано для максимального «подгона» под нужды конкретной фирмы: пункты можно менять местами, переименовывать, настраивать фильтры и т. д.

База знаний

Один из главных разделов, который помогает организовать работу «Онлайн-офиса». Представляет собой архив всех материалов для сотрудников разного уровня. Сюда можно загрузить должностные инструкции, графики работы, примеры отчетов и т. д. Удобное разделение на категории помогает отсортировать элементы. К любой статье можно прикрепить тег для быстрого доступа. В отдельную вкладку вынесены «Кейсы», которые формируются по значению конкретного поля. К примеру, если статья добавлена определенным автором или для нее задан особый тип.

В интерфейсе добавления материала есть следующие поля:

• Название.
• Тип.
• Основная информация (текст с инструментами визуального редактирования).
• Список файлов: загрузка с компьютера или прикрепление ссылок.
• Права доступа. Можно ограничить просмотр, редактирование и удаление.

Пользователи могут комментировать материалы и оценивать их. В режиме аналитики доступно 3 вкладки:

1. Анализ статей. Статистика добавленных записей за определенный период, распределение по типам и популярности (количество лайков).
2. Маркетинг. Пример выгрузки материалов из определенного раздела. Таким же образом можно добавить собственный пункт.
3. Аналитика базы знаний. Виджеты с рейтингом записей и авторов, список последних изменений.

Этот функционал идеально впишется в бизнес-процессы предприятия. Все важные документы будут под рукой и в любой момент можно открыть каждый из них, отредактировать, приложить файл и поделиться с коллегой.

Заказы

В этой вкладке отображаются все заказы, которые сделали клиенты. Механизм работы довольно простой: пользователь совершает заказ, менеджер оформляет его в системе, а затем выставляет счет через CRM. Это короткий заказ.

Есть так называемый длинный заказ. Внутри сделки присутствуют все связи, которые привели к конкретному результату — продаже. Рассмотрим на примере: изначально контрагент хотел заказать один перечень товаров, но в процессе переговоров состав продуктовой «корзины» изменился. Таким образом, для одной продажи создается несколько заказов. Это позволяет более удобно структурировать элементы: для каждого отдельного заказа будет свой график оплаты и поставки.

В системе есть удобные шаблоны, которые позволяют быстро создать сделку и не тратить время на заполнение повторяющихся полей. Есть все стандартные операции: формирование счета, отправка его клиенту, передача начальнику для совершения определенных действий.

В режиме аналитики можно посмотреть краткую сводку о выполненных заказах, узнать средний чек и объем неоплаченных сделок. Здесь же отображаются диаграммы с динамикой поступления денежных средств, которые позволяют высчитать самые прибыльные месяцы. Аналитика также помогает выделить наиболее эффективных сотрудников и дает статистику по источникам заказов.

Каждому заказу присваивается уникальный номер, по которому его можно отследить. В описании есть следующие поля:

• список товаров;
• график поставок и оплат;
• тип доставки;
• итоговый чек;
• история изменения;
• прикрепленные файлы.

В интерфейсе редактирования можно сгенерировать счет и договор в автоматическом режиме.

Итоги

Вкладка «Итоги» отображает сводные данные по всем разделам CRM. С ее помощью можно понять, как идут дела у компании. Здесь все диаграммы и графики из разных пунктов сведены воедино для целостного представления общей картины.

Самым первым отображается «Дашборд менеджера», где есть: ТОП-5 неоплаченных счетов, даты ближайших оплат, количество звонков и встреч в текущем месяце, ТОП-5 потенциальных сделок и просроченные задачи. «Доска почета» помогает начальнику определить самого работоспособного сотрудника по количеству закрытых сделок и качеству обработки обращений. В «Итогах мероприятий» отображаются расходы компании на семинары, вебинары, корпоративы и т. д. С помощью этих данных ответственные сотрудники смогут отследить размер расходов и сократить определенные статьи. Вкладка «Итоги по лидам» отображает статистику заказов в воронке продаж, лиды сортируются по зрелости и источникам.

Отдельно стоит выделить статистику email-рассылок. Здесь отображается не только количество отправленных писем, но и открытых, число переходов, переводов в спам. Лаконичные виджеты показывают список запланированных и выполненных операций.

В случае необходимости можно добавить новую вкладку с графиком, шкалой, списком, виджетом, браузерной страницей или даже воронкой продаж.

Контакты

Один из главных «центров», стимулирующих продажи. Содержит полный архив контактов: потенциальных и действующих клиентов, поставщиков, партнеров и т. д. Все данные надежно хранятся на сервере и не будут утрачены, как в случае потери SIM на смартфоне или форматирования карты памяти. С помощью контактного центра можно вести учет лиц и объединять их в группы по разным фильтрам. К примеру, участники email-рассылок, клиенты, сотрудники, важные фигуранты и т. д.

Каждый контакт представляет собой маленькое досье с максимально полным набором данных:

• ФИО;
• должность;
• мобильные телефоны;
• email;
• день рождения;
• адрес доставки;
• контрагент (компания, которую он представляет);
• связанные продукты.

С помощью «Хронологии» можно проследить путь развития от контакта до клиента. Менеджер может обновлять стадию лояльности, а начальник отслеживать, за какое время сотрудник смог «обработать» нового лида. Пространства для аналитики предостаточно: подписки на рассылки, история счетов, заказов, договоров и т. д.

В этом разделе также есть аналитика. Диаграммы показывают количество элементов по категориям, объем потенциальной базы для рассылок и динамику ее роста.

Контрагенты

В разделе хранится подробная информация обо всех юридических лицах, с которыми так или иначе была связана компания: подрядчики, поставщики, клиенты и т. д. Досье почти такое же объемное, как и на любой контакт.

Каждая компания «комплектуется» максимальным набором данных:

• название;
• тип;
• контакты;
• вид деятельности;
• информация о главном контактном лице;
• количество сотрудников;
• годовой оборот;
• платежные реквизиты;
• важные даты;
• структура организации;
• логотип.

Как и в случае с контактами, по контрагентам также ведется история взаимодействий: отправленные счета, договоры, момент перевода из лида в клиента и т. д. Для фармацевтических компаний автоматически сгенерированы типы предприятий и вид деятельности. С каждым контрагентом также связывается список задач, который отображается на странице описания. Можно завершить их прямо из интерфейса просмотра данных.

Лента

В ленте отображается список всех сообщений, которые связаны с определенными разделами системы. К примеру, если менеджер добавил новый телефон к какому-либо контакту или контрагенту, то эти изменения будут видны не только в истории, но и в ленте.

В режиме каналов отображаются все сообщения, которые связаны одной темой. Например, начальство может создать канал «Новости компании» или «Спорт» для публикации всех новостей и заметок по этим областям.

Цикловые задания

Раздел создан для ведения расписания встреч медицинских представителей с ответственными лицами в аптечных сетях и с врачами. Задачи выполняются по определенному циклу, то есть временному промежутку. В «тело» встречи добавляются врачи, аптеки, категория визитов и связанные товары. В отдельную ленту можно публиковать все сообщения, которые связаны с определенным заданием.

В режиме аналитики отображается краткая сводка по количеству запланированных, выполненных и просроченных визитов.

Приложения

Расширить стандартные возможности можно с помощью дополнений, которые опубликованы в официальном маркетплейсе. Архив с продуманной структурой, фильтрация по категории и рейтингу позволяет отбирать элементы, удовлетворяющие определенным условиям.

Некоторые приложения распространяются бесплатно, другие — платно, третьи — с тест-драйвом. В магазине также есть фильтры по совместимости с разными версиями и тарифными планами CRM.

Функциональные возможности платформы очень большие, в нашем материале описана лишь часть наиболее важных модулей. Если вы заинтересовались системой, то рекомендуем оформить пробный период и познакомиться с ней поближе.

Техподдержка

Техническая поддержка оказывается только на платных тарифах. Скорость реагирования, график работы и другие важные данные размещены на этой странице. Для VIP-клиентов время ответа почти молниеносное: от 30 минут до 2 часов. На максимальном тарифе выделяется персональный менеджер.

При тестировании системы мы несколько раз обращались к операторам в онлайн-чате, и они оперативно отвечали на все вопросы. Попытки свести неформальную беседу в более серьезное русло с запросом телефона были, но на отказы сотрудники реагировали сдержанно. В этом аспекте можно поставить твердую пятерку.

Стоимость

Цена тарифных планов зависит от масштаба предприятий и необходимых модулей. Подробная расшифровка подписок на базовую версию BPM’Online есть здесь. Что касается CRM для фармацевтических предприятий, то стоимость начинается от 600 долларов за пользователя в год. Для новых клиентов действует ограничение в 2500 $ — именно столько должен потратить пользователь на СRМ, приложения из маркетплейса и другие продукты. В стоимость Cloud/on-site подписки входит техническая поддержка: скорость ответа от 4 до 8 часов, только в будние дни.

Плюсы и минусы

Комментариев реальных клиентов не очень много, но они четко указывают на плюсы и минусы системы с точки зрения пользователей.

Преимущества:

• красивый интерфейс;
• простота освоения;
• хорошая аналитика;
• уникальные инструменты.

Недостатки:

• долгая загрузка, особенно при больших объемах клиентов, заказов, компаний;
• нестабильная работа поиска;
• высокая стоимость.

Выводы

BPM’Online — мощная и удобная CRM-система, которая незаслуженно уходит на задний план благодаря продуктивному маркетингу со стороны конкурентов. По части функционала у сервиса все отлично, но есть вопросы к быстродействию. Если разработчики устранят эту досадную оплошность, то платформа будет чуть ли не идеальной. Кроме того, у TerraSoft есть отраслевые решения для той же фармацевтической промышленности, достойных аналогов которым нет. Скорее всего, маркетологи просто плохо трудятся над продвижением продукта или на эти цели закладывается маленький бюджет.

# CRM для бизнеса

Microsoft Dynamics CRM – обзор сервиса

# Бухгалтерия для бизнеса

Онлайн-бухгалтерия Небо — комплексный бухгалтерский учет для малого бизнеса