Zoho CRM — обзор системы управления малым бизнесом

Сегодня на базе CRM свою работу строят компании в разных нишах: от веб-студий до крупных торговых сетей. Платформа помогает организовать взаимоотношения с клиентами, контролировать продуктивность сотрудников, планировать задачи, генерировать акты, договоры и другую деловую документацию.

Существуют как облачные, так и десктопные решения. Особой популярностью пользуются CRM для браузеров с дополнениями в виде модулей. Менеджеры по продажам взаимодействуют с клиентами через систему удаленного доступа, а руководитель вовремя получает полный отчет о работе компании.

Сегодня пойдет речь о западной CRM, которая мало известна в Рунете, но заслуживает внимания.

Что такое Zoho CRM

Zoho CRM — удобная система для взаимоотношений с клиентами, отличающаяся безопасным хранилищем, где конфиденциальные данные пользователей надежно защищены от посторонних глаз.

В нее включены разные модули, которые расширяют функционал платформы. По имеющейся статистике, система установлена у более у чем 250 тысяч компаний. Стоит отметить, что разработчик Zoho предоставляет CRM бесплатно для тестирования. Если клиенту понравится «начинка» и техническая реализация, то он сможет мигрировать на платный тарифный план.

Возможности и функции Zoho CRM

Удобство в использовании Zoho CRM начинается с «порога». На стадии регистрации сервис автоматически распознает страну по IP адресу, и после создания учетной записи все вкладки в панели управления отображаются на национальном языке. Это приятный сюрприз, так как на основном сайте включить русскую локализацию нельзя.

На старте пользователю дается 15-дневный пробный доступ, далее он может перейти на бесплатную лицензию или же перенести свой оффлайн офис в онлайн-пространство.

Интерфейс немного отличается от привычных Рунетовских платформ. К примеру, у Bitrix24 на главной странице отображается «Живая лента» с последними уведомлениями от сотрудников, из проектов или личных задач. На стартовом экране Zoho расположены виджеты с открытыми задачами, предварительными контактами, указываются стадии сделок.

Выделяются «горячие контракты», которые должны закрыться в текущем отчетном периоде. Для ознакомления с возможностями системы предлагается импортировать начальные данные. Рекомендуем согласиться с предложением, разобраться в особенностях платформы будет легче.

Импорт данных

Импорт статистики из Excel или данных клиента из наработанной годами базы — одна из приоритетных функций для многих руководителей бизнеса. Ручной перенос большого количества информации займет немало времени, а если можно загрузить сведения из файла, выбрать поля для импорта и подождать пока все сохранится на сервере, то это весомое преимущество.

В Zoho импорт находится в настройках (иконка с гаечным ключом). Доступен перенос данных из:

• Salesforce.
• Microsoft Dynamics.
• Pipedrive.
• HubSpot.
• Insightly.
• Highrise.
• Других CRM.

Функционал импорта продуман до мелочей и состоит из нескольких шагов:

• Перетаскивание файла в Drag&Drop интерфейс.
• Сопоставление документов.
• Сравнение полей.
• Предварительный просмотр.
• Сохранение результатов.

Поддерживаются следующие форматы: XLS, XLSX, CSV, VCF.

Отдельно стоит выделить журнал, где хранится история импорта. В нем можно посмотреть список последних операций.

АPI

API — интерфейс, который позволяет одному программному обеспечению получать данные из другого на основе подключаемых процедур. К примеру, разработчик может создать бота в Telegram, подключить его к API CRM с помощью секретного ключа и получать в мессенджере уведомления о новых сделках или обращениях клиентов.

Что касается Zoho, то документация по API описана подробно. Веб-разработчику или создателю десктопных приложений с базовым знанием английского языка не составит труда разобраться в списке переменных и константах.

Список обращений к автоматизированному интерфейсу ограничен тарифным планом. Перечень лимитов представлен в документации. В специальной вкладке есть удобная панель, где можно отслеживать историю обращений. Статистика обновляется с 15-минутной задержкой.

Интеграция

Кроме импорта данных и удобного интерфейса CRM, системе необходима гибкая синхронизация с внешними сервисами для рассылки электронных писем или SMS.

Zoho позволяет использовать функционал других сервисов:

• 1C. Из платформы для бухгалтерского учета подгружаются счета, баланс, список заказов и т. д. Если создать нового клиента в CRM и корректно настроить подключение с 1С, то новый контакт будет автоматически появляться в двух местах.
• Сервис рассылок Mailchimp. В момент отправки писем выявляются неработающие почтовые ящики. Таким образом экономятся ресурсы системы, невалидные адреса автоматически выделяются, и на них не будут отправляться предложения.
• SMS-агрегаторы. Синхронизация с Zoho осуществляется через webhook. Интерфейс создания процедуры на русском языке. Есть возможность подключиться к СМС-рассылкам с помощью сервисов SMS Magic, Burst SMS.
• Телефония. Поддерживается системой Phonebridge.
• Общение с клиентами через Twitter и Facebook.

В «Магазине приложений» много интересных расширений, которые увеличивают функционал системы. Среди них стоит выделить: подключение к WhatsApp, создание канбан-доски, интеграция с облачными хранилищами Google Drive и Dropbox.

Безопасность и конфиденциальность

Вопрос защиты персональных данных клиентов и информации о сделках волнует многих пользователей. Zoho ставит безопасность на первое место. Об этом говорят следующие факты:

• Двухфакторная авторизация через Face ID, Touch ID, СМС, голосовой звонок и Google Authentificator.
• Данные на серверах шифруются через протокол безопасности. Такие же меры применяются при передаче информации.
• Есть безопасные онлайн-хранилища, чтобы работать с конфиденциальными данными.
• Пользователь самостоятельно выбирает сервер в США или странах Евросоюза. Каждый датацентр оснащен видеонаблюдением, биометрическими системами и пуленепробиваемыми стенами.
• Ограничение входа по IP адресу.
• Журнал аудита для отслеживания истории активности пользователей.
• Резервное копирование.
• Ограничение функционала по ролям.

Составляющие системы

В CRM очень много разных компонентов. Разработчики смогли грамотно совместить модули для работы над проектами, общения с клиентами и управлением сделок.

Администратор и пользователи

В системе можно назначать каждому сотруднику роль с доступом по заданному набору функциональных возможностей. Выйти за их рамки он не сможет. К примеру, администратор может скрыть банковские данные клиента от обычных пользователей.

В форме создания нового сотрудника можно выбрать для него одну из двух ролей: администратор или обычный пользователей. Первый зарегистрированный участник получает права суперадминистратора.

Основные модули

Модули — компоненты системы, играющие важную роль в ее функционировании. В Zoho есть предустановленные дополнения: контакты, контрагенты, сделки, операции, задачи, события, вызовы, отчеты и т. д.

Пользователь может создать уникальные модули под свои задачи.

В удобном конструкторе представлены десятки разных полей, с помощью которых можно конфигурировать компоненты. Некоторые из них:

• Электронная почта.
• Пароль.
• Валюта.
• Дата.
• Изображение.
• Подчиненная форма.

Платформа закрывает все базовые потребности:

• Хранение базы контрагентов.
• Работа с контактами.
• Учет сделок.
• Создание отчетов по продажам и взаимодействиям с лидами.
• Работа с заказами и счетами.
• Управление задачами и проектами.
• Онлайн-чат с сотрудниками и контактами.
• Удобная система оповещений.
• Встроенный поиск.
• Отдых и развлечение с помощью игротеки.

Тарифы на Zoho CRM

Стоимость платформы для одного пользователя колеблется от 12 до 100 € в месяц (предоплата за год). Подробное сравнение премиум подписок размещено на этой странице.

Если оплачивать помесячно, то цена стартует от 18 € в месяц. Для компании с 20 сотрудниками оптимальная годовая стоимость CRM на тарифе — 10800 €. Такие расценки подойдут далеко не всем фирмам.

Аналоги Zoho CRM

Рынок СРМ перенасыщен предложениями от раскрученных и неизвестных брендов. Среди наиболее близких конкурентов можно выделить:

• AmoCRM.
• Bitrix24.
• Мегаплан.
• Bpm’online.

Для малого бизнеса платить по 10–20 тысяч евро в год за CRM не целесообразно, когда есть более доступные решения с аналогичными возможностями.

Выводы

Zoho CRM — удобный и функциональный инструмент, который позволяет организовать и оптимизировать работу онлайн-офиса компании в любой нише.

Плюсы:

• Русскоязычный перевод.
• Удобный интерфейс.
• Широкий функционал.
• Продуманная система безопасности.
• Отзывчивая техподдержка.
• Создание уникальных модулей.
• Интеграции со сторонними сервисами.
• API с подробной документацией.
• Приложение для мобильных устройств.

Минусы:

• Высокая стоимость.
• Нет поддержки на русском языке.

Разработчики уделили особое внимание безопасности, поэтому можно один раз настроить защищенный доступ и не беспокоиться, что посторонние смогут увидеть важную информацию.

# CRM для бизнеса

VTiger CRM: функциональность и преимущества системы

# Сервисы и услуги для предпринимателей

Контур Эльба или Мое дело – что выбрать