Открыть меню

Электронное делопроизводство на предприятии

Каждый документ проходит длительный путь от момента создания и до отправки его в дело или архив. Он находится на руках должностных лиц, которые рассматривают, регистрируют и отправляют на согласование. Работникам платят за то, что они работают с документами и систематизируют их. К тому же, для хранения архива выделяется специальная комната или место, которое могло бы использоваться более продуктивно.

Основные преимущества электронных документов

Все это только лишний раз доказывает – обычная система документооборота устарела. Идеальным выходом для экономии времени, сил и денег стало электронное делопроизводство. Существует несколько вопросов, с которыми сталкивается руководитель при переходе на электронную систему.

  • Как бумаги могут быть заверены, если их невозможно подписать?

Аналогом обычной подписи на бумаге в системах электронного делопроизводства является электронная подпись (ЭП). Существует три ее вида, начиная от обычной комбинации логина с паролем и заканчивая усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Последняя полностью заменяет обычную и является юридически признанной.

  • Как электронный документооборот поможет повысить эффективность работы предприятия?

Главный знаменатель – отсутствие человеческого фактора. Вы с уверенностью можете сказать, что документы находятся в работе, а не задержались в одном из отделов. Вы сможете проследить за их четко построенной системой оборота, и убедиться в эффективности системы. Не стоит забывать и о возможности контроля каждого сотрудника и того, как он выполняет свою задачу. Подобное гораздо сложнее в обычном режиме.

  • Насколько удобна подобная система?

Главное удобство в том, что для проверки работы предприятия не нужно перебирать архив, ища нужные бумаги. Все документы четко распределены по разделам и с легкостью могут быть найдены.

В целом, электронный документооборот — это полностью автоматизированный процесс, который включает в себя все пункты делопроизводства. Это и поступление, четкая выдача заданий сотрудникам, мониторинг результатов или перемещение в архив. Также это надежная защита конфиденциальной информации. Вы можете быть уверены, что жизненно-важные для компании документы не будут переданы конкурентами или обнародованы.

Именно поэтому, одним из путей к успеху является грамотно введенная на предприятии система автоматизации, которая снижает финансовые затраты, оптимизирует труд персонала и способствует развитию бизнеса.

Автор статьи
Валерий Киричек
Предприниматель, журналист, редактор сайта. Многолетний опыт сотрудничества с поставщиками, в том числе из Китая.
Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 Энциклопедия успешного бизнеса · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
- Карта сайта
По всем вопросам пишите по адресу: support@delen.ru