Порядок списания основных средств и документальное оформление

Все основные средства рано или поздно приходят в негодность. Станки, оборудование, да и сами капитальные здания ветшают и больше не могут использоваться по прямому назначению. В конечном счёте судьба этих внеоборотных фондов – быть списанными с баланса. О том, как правильно это сделать, будет рассказано в этой статье.

Как списать основные средства с баланса

К основным фондам относятся дорогостоящие средства производства, служащие более года. Они списываются с баланса предприятия по следующим возможным причинам:

• Фонды устарели (физически или морально), то есть отслужили свой срок эксплуатации;
• Их продали стороннему субъекту;
• Их обменяли на что-то полезное, для чего заключён договор мены;
• Подарили какому-то юридическому или физическому лицу;
• Оборудование или прочее имущество безнадёжно вышло из строя в результате аварии;
• Оно преждевременно износилось;
• Его украли (чаще бухгалтеры и юристы употребляют слово «похитили», впрочем, от этого суть не меняется).

В каждой из перечисленных ситуаций требуется документальное оформление, предусматривающее фиксацию на бумаге причин, и отражение в бухгалтерской отчётности соответствующих хозяйственных операций.

Согласно пункту 28 Правил бухгалтерского учёта (ПБУ 6/01), списанию подлежат основные фонды, использование которых не может приносить предприятию финансовой выгоды.

Особенности списания в бюджетных структурах

В бюджетных учреждениях порядок списания устаревших, уничтоженных или похищенных внеоборотных активов несколько отличается от норм, действующих для коммерческих структур. Обусловлено это тем, что собственником основных фондов в данном случае является государство, и потому во многих случаях требуется разрешение вышестоящей инстанции на право распоряжения особо ценным имуществом, стоящим на балансе (перечень позиций приведен в Законе № 7-ФЗ, статья 9.2 п. 11). Есть объекты, списать которые руководители бюджетных организаций могут и сами, если они при этом не вносятся в уставной капитал других фирм. Общий принцип снятия с баланса, тем не менее, остаётся одинаковым.

Общая логика действий

В ситуации, когда списание пришедшего в негодность имущества, стоящего на балансе, становится актуальной задачей, вопрос об исполнении решает руководитель предприятия, издающий приказ о создании ликвидационной комиссии.

В свою очередь, комиссия, выполняя это распоряжение, составляет акт. О том, как должны проходить эти процессы, рассказ впереди, однако следует понимать, что именно они дают основание бухгалтерии делать проводки. Всё остальное – «дело техники».

План счетов в 2024 году изменений не претерпел, и есть основания предполагать, что в ближайшее время он останется неизменным. Заключение комиссии состоит в констатации фактического состояния имущества, оценке целесообразности его дальнейшего использования и обоснованности ликвидации. В некоторых случаях (когда прийти к каким-то выводам самостоятельно трудно или невозможно) приглашаются сторонние эксперты.

Списание основных средств производится согласно установленной для каждого конкретного случая формы, утвержденной Минфином. Если при заполнении бланков возникают сложности, можно использовать образец.

Скачать образец

Действия бухгалтера

В зависимости от причины, по которой имущество требуется снять с баланса, меняются корреспондентские счета, участвующие в данной операции. Наиболее распространённые типы проводок рассмотрены ниже.

Имущество частично или полностью изношено

Самый простой случай – когда объект «умер естественной смертью», то есть полностью исчерпал свой срок эксплуатации, а после этого благополучно вышел из строя. В этом случае он не обладает никакой ценностью в стоимостном выражении, так как полностью амортизирован. После того как акт составлен и подписан членами комиссии, а затем завизирован руководителем, бухгалтерия может снимать актив с учёта, не нарушая при этом баланса, проводя запись между субсчётом 01.1 (по первоначальной стоимости) и 01.2 (сумма полной амортизации).

При преждевременном моральном или физическом износе задача усложняется. На активе баланса числится полная сумма начальных затрат на приобретение объекта (субсчёт 01.1), с другой же стороны амортизация начислена неполная, то есть списанию подлежит объект с остаточной стоимостью, определить которую очень просто (нужно отнять от начальной стоимости сумму амортизации). Проводка будет выглядеть так:

По кредиту сч. 01–1 списывается полная стоимость ликвидируемого актива на дебет 01.2. Затем списывается амортизация со сч. 02. Затем следует проводка сумм амортизации (Дт 02 – Кт 01.1). В результате на счёт 01.2 попадает остаточная стоимость имущества (разница между дебетом и кредитом счёта 01.2). «Недоамортизированная» часть учитывается как расходы и списывается на счёте 91.2 (Дт 91.2 – Кт 01.2). Счёт закрыт.

Актив продан

Основанием для списания служат два документа – акт ликвидационной комиссии и договор купли-продажи. Проводки следующие:

• Дт01 – Кт01.1 – заносится первоначальная стоимость имущества;
• Дт02 – Кт01 «Выбытие» – на сумму амортизации;
• Дт91.2 – Кт01 – на остаточную стоимость объекта продажи;
• Дт62 – Кт91.1 – выручка (сумма договора);
• Дт91.2 – Кт68.2 – начисляется НДС.

Имущество перешло в уставной капитал другой фирмы (паевой взнос)

Имущество, не представляющее ценности для одного владельца, может быть нужным для другого. Если списанный актив приобретает качество паевого взноса, бухгалтерия пользуется счётом 58. Проводки:

• Дт01 – Кт01.1 – на первоначальную стоимость;
• Дт02 – Кт01 – на накопленную амортизацию;
• Дт91.2 – Кт01– на остаточную стоимость;
• Дт58 – Кт01 – сумма взноса в уставной капитал предприятия, получающего актив.

НДС не начисляется, так как паевой взнос – это не реализация.

Объект передан безвозмездно (подарен)

Да, такое может быть, но важно, чтобы за актом безвозмездной помощи не стояла скрытая продажа (за наличные), что является нарушением закона. Порядок списания примерно такой же, как и при продаже или износе (НДС начисляется исходя из рыночной цены актива), с той разницей, что выполняется проводка Дт99 – Кт91.9 на сумму финансового результата (фактически жертвуемого убытка).

Частичная ликвидация

Чаще всего эта ситуация возникает в отношении недвижимости. Что-либо другое сложно списать не полностью, а вот часть строений, к примеру, внутри завода, действительно можно снести. При этом основная часть цехов остаётся и функционирует, но общая стоимость активов и суммы их амортизационных отчислений снижаются. Операции отражаются в счёте 91.

Приказ о списании

Процедура списания основных фондов не предусматривает приказа как такового. Руководство, издавая такой документ, выражает своё намерение ликвидировать какой-либо дорогостоящий объект, «висящий» на балансе, а заодно назначает исполнителей, что, вероятно, и составляет важнейшую часть текста подобного распоряжения. Основанием для действий бухгалтерии служит не приказ, а договор (если речь идёт о мене, дарении, продаже или любом другом способе отчуждения) или акт о полной непригодности объекта к эксплуатации.

Тем не менее, на многих фирмах действует практика, согласно которой инициация списания выражается приказом. Какой-либо строгой утверждённой его формы нет (в отличие от акта), но примерный образец может выглядеть так:

Образец приказа

В документе кратко обосновывается решение о ликвидации названного объекта, чаще всего экономической нецелесообразностью дальнейшей эксплуатации и (или) ремонта, а также:

• Назначается комиссия, в которую, как правило, входит кто-то из руководителей предприятия (замдиректора, главный инженер), начальник подразделения, для нужд которых использовался актив, представитель бухгалтерии (чаще главбух) и т. д.;
• Формулируется цель;
• Устанавливается председатель комиссии, отвечающий за её работу.

Приказ подписывают все лица, упомянутые в нем, для чего в нижней части листа печатаются их фамилии с «полочками».

Причины списания

Процесс списания основных средств на любом предприятии неизбежен. Мало того что оборудование закономерно стареет, появляются новые его типы, но случаются и аварии, и стихийные бедствия, в результате которых имущество, движимое и недвижимое, приходит в негодность. Многочисленные примеры того, как фонды выходят из строя преждевременно и неожиданно, могут занять не одну страницу убористого текста. Нередки случаи, когда автомобили, совсем ещё новые, разбиваются в ДТП до такой степени, что ремонтировать нечего, и хорошо, если при этом не страдают люди. Из-за перепадов напряжения или других нарушений условий нормальной эксплуатации портится электронное и электрическое оборудование. Есть и такое явление, как моральное устаревание, часто случающееся внезапно, когда ещё не износившаяся физически техника оказывается ненужной или предназначенной для производства более невостребованного товара.

Наиболее распространённой и целесообразной причиной списания основных фондов является невозможность их дальнейшего коммерческого использования, а затраты на восстановление при этом неоправданно велики.

В последние годы появились новые термины, обозначающие ранее не учитываемые причины для досрочного вывода оборудования:

Экологическое старение. Под ним понимается несоответствие новым природозащитным требованиям, принятым на законодательном уровне. Если, к примеру, очистные сооружение предприятия не отвечают установленным стандартам, их следует менять, а старые списывать вместе с расходами на демонтаж;

Социальный износ. В этом случае причиной списания может стать принятие законодательных актов, отображающих более жёсткие требования к производственным отношениям, и, как следствие, основным фондам.

Акт о списании основных средств

Требования к оформлению актов списания основных фондов жёсткие. В утверждённых Госкомстатом РФ (Постановление 7 от 21 января 2003 г.) формах допустимы (при необходимости) дополнения, но любое редактирование возможно по письменному разрешению руководителя организации и должно быть обосновано, исключать же какие-либо графы нельзя.

Однотипный бланк ОС-4 является наиболее универсальным и потому используется чаще других. Его легко можно скачать бесплатно на нашем сайте:

Скачать бланк ОС-4

Эта форма предполагает возможность утилизации пригодных деталей, механизмов или узлов и служит основанием для их оприходования на склад, а также дальнейшего полезного использования в производственных целях или продажи.

Форма акта ОС-4 предназначена для списания широкого спектра активов, но для снятия с баланса автотранспорта используется другая, ОС-4а (или ОС-4б для нескольких объектов) которая выполняется в трёх экземплярах (один предназначен для снятия машины с государственного учёта в ГИБДД).

Если имущество отчуждается по причине безвозмездной передачи другому собственнику или продаётся, то следует применять форму акта ОС-1 (приёма-передачи).

В любом случае документ содержит ряд общих обязательных для заполнения пунктов:

• Причины ликвидации имущества;
• Описание технического состояния объекта, выявленного в результате произведенного комиссией обследования;
• Возможность и целесообразность восстановительных работ;
• Степень пригодности работоспособных комплектующих узлов, частей или деталей объекта и их цена в денежном выражении;
• Обоснованная аргументация списания ОС;
• Дефектный акт в случае выхода из строя по причине естественного эксплуатационного износа с перечислением всех имеющихся изъянов.

При моральном износе дефектный акт к форме ОС-4 не нужен, а вместо него прилагается приказ руководителя.

Таблицы формы акта о списании

Главная обязанность членов ликвидационной комиссии состоит в заполнении трёх таблиц, содержащихся в бланках форм ОС.

• Первая из них предназначена для внесения информации, содержащейся в акте приема-передачи, на основании которого оборудование использовалось в производстве в течение предшествовавшего списанию срока, общие сведения о нём (срок эксплуатации и начисленная амортизация);
• Вторая таблица должна содержать сведения о списываемом имуществе, наличии в его деталях драгметаллов и другую информацию из актов ОС-1, ОС-1а и ОС-1б.
• В третьей части фиксируются издержки на разборку и утилизацию объекта с целью извлечения полезных компонентов, а также их стоимость.

За исключением формы ОС-4б, все остальные выполняются в двух экземплярах, один из которых передаётся бухгалтеру и служит основанием для проводок, а второй вручается сотруднику, назначенному ответственным за сохранность списываемых основных средств, который сдаёт утилизированные изделия на склад.

Протокол списания основных средств

Венчает процесс списания объектов, относящихся к основным фондам (сейчас их чаще называют внеоборотными активами) заседание ликвидационной комиссии. Её ориентировочный состав уже перечислялся, и остаётся лишь добавить, что он может собираться отдельно при каждом подобном случае или быть постоянным, но в любом случае включает представителей руководства, бухгалтерии и производственных подразделений.

Результат заседания комиссии оформляется протоколом с прилагаемым к нему пакетом документов, которые составляются в произвольной форме. При этом, протокол должен соответствовать нескольким обязательным условиям, указанным в Постановлении Правительства РФ № 834 от 14 октября 2010 года и более поздних приложениях к нему, а именно:

• Наличие кворума (не менее 2/3 состава комиссии);
• Решение принято простым большинством присутствующих членов комиссии.

Типовой образец протокола комиссии по списанию ОС в расширенном виде содержит:

• Полное название предприятия или организации;
• Слово «Протокол»;
• Номер и дату составления;
• Место проведения заседания (обычно достаточно названия населённого пункта);
• Состав комиссии с указанием присутствовавших;
• Повестка дня (то есть списание какого именно имущества обсуждается);
• Информация о прениях («слушали»);
• Итог («постановили»);
• Результат голосования;
• Подписи членов комиссии.

После этого, в случае достижения согласия, процесс списания можно считать успешно завершённым.

# Нюансы бизнеса

Изменение размера беспошлинного ввоза товаров в 2020 году

# Нюансы бизнеса

Как восстановить репутацию компании после кризиса